Legal-Tech-Trend 2023: Legal Workspace-as-a-Service
Die Digitale Transformation im Legal-Bereich schreitet unaufhaltsam voran.
Das bietet vor allem Kanzleien
und Unternehmen eine Chance, die schon heute ihre Legal-Prozesse digital ausrichten.
Oliver Bendig, CEO der STP Gruppe geht noch einen Schritt weiter. Er sieht
einen deutlichen Trend hin zum Legal Workspace-as-a-Service, inkl. Automation,
KI-basierten Prozessen und Self Service.
Auch wenn laut aktuellem Legal
Tech Report von Deloitte bisher nur etwa 20 Prozent der befragten Kanzleien
bei der Abwicklung von Routinearbeiten auf Automatisierungstools zurückgreifen
steht fest, dass der Transformationsdruck wächst - nicht zuletzt deshalb, weil
Aufgaben immer komplexer werden und dennoch schneller erledigt werden müssen.
Basierend auf diesem zunehmenden Druck sieht Bendig für das kommende Jahr sechs
wichtige Legal-Tech-Trends.
1. Legal Workspace-as-a-Service
Immer mehr wird der Umstand, dass Mitarbeiter immer und überall arbeiten können
sollten, zum Status Quo. Wie wichtig diese Voraussetzung für das
wirtschaftliche Überleben von Kanzleien ist, hat nicht zuletzt die
Corona-Pandemie gezeigt. Deshalb ist es unerlässlich, dass Kanzlei-Management
so aufzustellen, dass die von den Mitarbeitern benötigten Lösungen jederzeit
unkompliziert verfügbar sind, sowohl im Home-Office, unterwegs oder in der
Kanzlei. Die beste Voraussetzung dafür bieten Cloud-basierte Kanzlei-Lösungen.
Sie ermöglichen nicht nur eine orts- und zeitunabhängige Zusammenarbeit,
sondern erleichtern auch die Ablage und den Austausch von Dokumenten und
Dateien. Insbesondere das heute übliche hybride und vernetzte Arbeiten lässt
sich mit Cloudlösungen, die unkompliziert als App oder über den Browser genutzt
werden können, optimal unterstützen. Der Vorteil: Weniger Reibungsverluste bei
der internen Kommunikation oder im Austausch mit Mandanten sowie mehr
Transparenz bei komplexen Prozessen.
2. Legal Operations
Kanzleien befinden sich derzeit in einem Umbruchprozess, in dem sich neben der
Technologie auch die Organisationsform ändert. Immer öfter werden Fälle nicht
allein von einem Rechtsanwalt betreut, sondern von einem Team aus
Daten-Analysten, Rechtsanwälten und Projektmanagern. Hintergrund ist die
Tatsache, dass die Aufgabenstellungen immer komplexer werden und besser mit
einem Team aus Spezialisten bewältigt werden können. Zunehmende Bedeutung
gewinnt dabei die Datenanalyse. Wenn beispielsweise eine Firmenübernahme
ansteht, gilt es im Vorfeld Massen an Daten auszuwerten, um die Übernahme
korrekt beurteilen zu können. Darüber hinaus gilt es, den Übernahme-Prozess zu
planen, steuern und überwachen. All das erledigen optimalerweise die jeweiligen
Spezialisten und stimmen sich dann im gesamten Team ab.
3. Legal Workflow Automation
Ohne Automation hat eine Kanzlei keine Zukunft, zumal laut Legal
Tech Report in 69 Prozent der Kanzleien die Anwälte zu viel
Verwaltungsarbeit übernehmen. Umso wichtiger ist es, dass alles, was zu den
Routinearbeiten im Kanzleialltag gehört, automatisiert wird. Robotic Process
Automation (RPA) hat sich bereits in vielen Business-Prozessen von Unternehmen
etabliert. Jetzt ist es an der Zeit, sich die Vorteile dieser Automatisierung
auch im Bereich der Kanzleiarbeit zunutze zu machen. Mit Hilfe von
Automatisierung lassen sich beispielsweise Standardaufgaben, wie das Anlegen
neuer Mandanten, Ablegen von Dokumenten und Erstellen von Rechnungen schneller
erledigen.
4. KI-basiertes Smart Contracting
Schon heute gibt es Software-Lösungen, die Anwälte bei der Vertragserstellung
unterstützen, das sogenannte Smart Contracting. Basierend auf den vom Anwalt
gemachten Vorgaben erstellt ein Robot einen möglichen Vorschlag für einen
Vertrag. Da ein solcher Robot auf KI-Technologie basiert und bei jedem neuen
Vertrag dazu lernt, ist das KI-basierte Smart Contracting eine solide Grundlage
für die Vertragserstellung und eine enorme Erleichterung für jeden Anwalt.
5. Self Service Legal-Work
Wenn Dokumenten, Akten und Informationen unkompliziert über ein Self Service
Portal abgerufen werden können, erleichtert das zum einen die Zusammenarbeit
und zum anderen profitieren alle von einem Maximum an Flexibilität. Die
Anwalt-Mandaten-Kommunikation kann hierdurch beschleunigt und qualitativ
verbessert werden. Bequem können Dokumente eingesehen, freigegeben und
ausgetauscht werden. Das minimiert die Komplexität juristischer Vorgänge und
verleiht den Prozessen mehr Dynamik. Über ein Legal Tech Self Service Portal
lassen sich alle Vorgänge innerhalb einer Kanzlei, aber auch im Austausch mit
Partnern, Behörden und Gerichten koordinieren und abwickeln - von der
Mandantenanlage über die Kommunikation und Arbeitszeiterfassung bis hin zur
Schlussabrechnung. Es besteht zudem die Möglichkeit mittels eines Virtual Legal
Assistent (Chat Bot) Standardfragen oder einfache Aufgabenstellungen
auszulagern, um Rechtsanwälte und Kanzleimitarbeiter zu entlasten, damit diese
Zeit haben, sich um komplexere Fragestellungen zu kümmern.
6. Legal Performance-Management 2.0
Kanzleien und Anwälte müssen ihr Selbstverständnis ändern und anfangen unternehmerisch zu denken. Sie sollten die Möglichkeiten von Business Intelligence (BI) nutzen, um herauszufinden, mit welchen Aufgaben sie am meisten Zeit verbringen, wie das Zeitmanagement optimiertw werden kann und welchen Aufwand sie tatsächlich beim Mandanten abrechnen können. Das regelmäßige Erheben von KPI´s kann helfen, die Zeitfresser zu identifizieren und Prozesse effektiver zu gestalten. Das führt nicht nur zu besseren Ergebnissen und mehr Effizienz, sondern vor allem zu mehr Zufriedenheit. Das wiederum wirkt sich positiv auf das Betriebsklima aus, was in Zeiten des Fachkräftemangels ein nicht unwichtiger Aspekt ist.
Generell ist zu erwarten, dass die Digitalisierung im Legal-Sektor im kommenden Jahr den nächsten Reifegrad erreicht. Digitale Transformation kann der entscheidende Wettbewerbsvorteil für Kanzleien sein und Legal Professionals dabei unterstützen effizienter und wirtschaftlicher zu arbeiten. Die Automatisierung von Routineaufgaben wird zunehmen, ebenso wie der Einsatz von Cloudlösungen oder webbasierten Self-Service-Portalen. Nach und nach werden sich Legal Operations digitalisieren und die damit einhergehende Entlastung ermöglicht es den Anwälten und Kanzleimitarbeitern, sich den Fragestellungen zu widmen, die wichtiger sind als das Erledigen administrativer Aufgaben.
Über STP
Die STP Gruppe mit Hauptsitz in Karlsruhe ist ein führender Anbieter von Legal-Tech-Komplettlösungen, welche die Digitalisierung von Rechtsanwälten, Insolvenzverwaltern und Notaren vorantreibt. Das Unternehmen bietet eine vollständig integrierte Legal-Tech-Plattform, die Workflow-Automatisierung, KI-basiertes Dokumentenmanagement, ERP-Software, Daten-Management sowie spezialisierte, softwaregestützte Outsourcing-Dienstleistungen umfasst. Die Lösungen von STP sind tief in die Rechtsberatung, Insolvenz- und wirtschaftsrechtlichen Ökosysteme eingebettet. STP beschäftigt über 300 Mitarbeiter an Standorten in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Bulgarien und versorgt mehr als 7.000 Kunden mit Software und relevanten Dienstleistungen für ihren täglichen Arbeitsablauf.
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